【2026年4月15日施行】技人国申請 カテゴリー3・4に追加書類義務化｜自社への影響と対応チェックリスト

2026年4月15日以降にカテゴリー3・4の企業が技人国（在留資格「技術・人文知識・国際業務」）の申請を行う場合、「所属機関代表者申告書」の提出が新たに義務化されます。外国人社員が対人業務に従事している場合は、さらにCEFR B2（JLPT N2相当）の言語能力証明の添付も求められます。日本の中小企業の大半はカテゴリー3・4に該当するため、今すぐ自社の対応状況を確認することが重要です。

今回の変更で何が変わるのか？

2026年に起きた技人国の「2段階の厳格化」

2026年に入り、技人国に関わる入管制度の変更は一度ではなく、段階的に実施されています。3月と4月の2つの変更を混同してしまっているケースが散見されますが、内容・対象・必要書類はそれぞれ異なります。正確に把握するために、まず対比表で整理します。

3月9日の変更は、派遣契約のもとで技人国人材を活用している企業が主な対象でした。詳細については技人国と派遣・誓約書義務化に関するこちらの記事をご覧ください。一方、4月15日の変更はより広範で、派遣・直接雇用を問わず、カテゴリー3・4に分類されるすべての企業が対象となります。

変更の対象となる申請種別

今回の追加書類義務化は、新規採用に限った話ではありません。以下のいずれかに該当する申請が対象となります。

• 在留資格認定証明書交付申請（海外から招聘する新規採用）
• 在留資格変更許可申請（留学生・他資格からの変更）
• 在留期間更新許可申請（既存雇用の外国人社員の更新）

特に見落とされやすいのが在留期間更新申請です。「新規採用でないから関係ない」と考えている企業でも、既存の外国人社員が4月15日以降に更新を迎える場合は追加書類の準備が必要になります。今すぐ更新時期の洗い出しを行ってください。

自社はカテゴリー3・4に該当するか？

カテゴリー1〜4の区分基準

出入国在留管理庁は、申請を行う所属機関（企業・団体）の信用度・規模等に応じて、カテゴリー1〜4の4段階に区分しています。カテゴリーによって提出書類の量が異なり、カテゴリーが高いほど審査が簡略化されます。

大半の日本の中小企業はカテゴリー3に該当します。法人として給与を支払い、毎年税務署に「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」を提出していれば、それだけでカテゴリー3の条件を満たします。上場していない・規模が小さいという理由だけでカテゴリー4になるわけではありません。

自社カテゴリーの確認方法

自社のカテゴリーを正確に判断するには、以下の手順で確認してください。

1. 直近1年分の「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」（税務署への提出書類）を用意する
2. 「源泉徴収税額の合計欄」を確認し、1,000万円以上であればカテゴリー2、未満であればカテゴリー3に該当する
3. 法定調書合計表を一度も提出したことがない場合（設立1年未満など）はカテゴリー4に該当する

なお、源泉徴収税額には給与所得の源泉徴収税だけでなく、報酬・料金等の源泉徴収税額も含まれます。合計額が1,000万円に近い場合は、詳細を税理士や担当部署と確認の上で判断することをお勧めします。

また、在留資格の申請手数料に関する変更も2026年に相次いでいます。在留資格更新手数料の値上げについてはこちらの記事も合わせてご確認ください。

オンライン申請への移行で追加書類を回避できる

出入国在留管理庁が運営する「在留申請オンラインシステム」の利用承認を受けた機関は、実務上カテゴリー2相当として扱われます。これにより、今回の追加書類義務化の対象外となる可能性があります。

現時点でオンライン申請の利用承認を受けていない企業にとって、申請手続の利便性向上と書類負担の軽減を同時に実現できる選択肢として、オンライン申請への移行は検討に値します。ただし、利用承認の取得には所定の手続きが必要であり、承認まで一定の時間を要する場合があります。4月15日に間に合わせたい場合は、早急に確認することをお勧めします。

追加書類① 所属機関代表者申告書とは何か？

書類の目的と記載内容

「所属機関代表者申告書」とは、外国人を雇用している企業の代表者が、当該外国人の従事業務が申請する在留資格（技人国）の活動範囲に適合していることを申告するための書類です。

要するに、「この外国人社員に任せている仕事は、技術・人文知識・国際業務という在留資格で認められた活動の範囲内ですよ」ということを、企業の代表者が書面で明示的に確認・申告する手続きです。これまでは申請書類の内容から審査官が判断していた部分を、企業側が能動的に申告する形に変わったといえます。

記載が求められる主な内容は以下のとおりです。

• 所属機関の名称・所在地・代表者氏名
• 外国人の氏名・国籍・在留カード番号
• 従事させる業務の具体的な内容
• 当該業務が在留資格に適合している旨の申告
• 代表者の署名・押印

様式の入手先と提出方法

所属機関代表者申告書の参考様式は、出入国在留管理庁の公式ウェブサイト（https://www.moj.go.jp/isa/）からダウンロードできます。「技術・人文知識・国際業務」の在留資格認定証明書交付申請または更新申請の提出書類一覧から、カテゴリー3・4向けの様式を確認してください。

あわせて、入管庁が公開している「カテゴリー3・4向け提出書類チェックシート」も必ず参照してください。チェックシートには今回追加された書類がリストアップされており、見落とし防止に有効です。

提出方法は、窓口申請・郵送申請・オンライン申請のいずれかです。なお、オンライン申請の利用承認を受けていない場合は、窓口または郵送での提出となります。

虚偽記載のリスクと注意点

申告書に虚偽の内容を記載した場合、当該申請の不許可にとどまらず、在留資格の取り消し・今後の申請への悪影響など、重大なリスクを招く可能性があります。

特に注意が必要なのは、実際に従事させている業務と申告内容に乖離がある場合です。たとえば、申請上は「国際業務」として申告していても、実態が単純作業に近い業務であった場合などは問題となり得ます。代表者が署名する前に、担当の人事・労務担当者と連携して、申告内容が実態と合致していることを十分に確認してください。

判断に迷う場合は、申請前に行政書士や弁護士に相談することを強くお勧めします。行政書士法改正と外国人雇用への影響についてはこちらも参考にしてください。

追加書類② 言語能力証明が必要なケースとはどのような場合か？

「対人業務」の定義と判断基準

言語能力証明の提出が必要になるのは、「言語能力を用いて対人業務に従事する場合」に限られます。全員に一律で求められるわけではなく、業務内容による個別判断が前提です。

「対人業務」とは、業務遂行において日本語によるコミュニケーションが中心的な役割を担う業務を指します。顧客や取引先、あるいは社内関係者との交渉・調整・説明等が業務の主体となる場合が典型例です。一方、コードの記述や研究・実験のように、言語コミュニケーションよりも専門的な技術・知識の発揮が主体となる業務は、必ずしも「対人業務」には該当しません。

上記はあくまで参考であり、職種名ではなく実際の業務内容に基づいて判断される点に注意が必要です。判断が難しい場合は、申請前に出入国在留管理庁の相談窓口、または行政書士に確認することを強くお勧めします。

CEFR B2（JLPT N2相当）とはどのレベルか

CEFR（セファール）とは、欧州評議会が定めた語学力の国際標準規格で、A1〜C2の6段階で評価されます。今回の要件となるB2は、上から3番目に位置する水準です。

日本語能力試験（JLPT）との対照では、N2相当とされています。N2は「日常的な場面で使われる日本語の理解に加え、より幅広い場面で使われる日本語をある程度理解することができる」水準であり、英検では準1級相当とされています。ビジネスの場での基本的なコミュニケーション・説明・交渉を日本語で不自由なく行える能力が目安となります。

言語能力証明として認められる資格・条件

以下のいずれかに該当すれば、言語能力証明として認められます。

• JLPT（日本語能力試験）N2以上の合格証書
• BJTビジネス日本語能力テスト400点以上の成績証明書
• 日本の大学・高等専門学校・専修学校を卒業（卒業証明書等）
• 日本の義務教育修了後に高等学校を卒業（日本語教育環境下での学習実績）
• 中長期在留者として20年以上の在留実績（在留カード等で確認）

いずれの場合も、証明書類の原本またはコピーを申請時に添付します。外国人社員が複数の条件を満たしている場合は、最も入手しやすい書類を選択して構いません。

N2未取得の外国人社員への対応方針

対人業務に従事しているにもかかわらず、JLPT N2を取得していない外国人社員がいる場合、企業として取りうる対応は主に2つです。

① 業務内容の調整

対人業務の比重を下げ、技術・専門業務が主体となる業務に再アサインすることで、言語能力証明の提出要件を満たさない状態での申請を避けられる場合があります。ただし、在留資格に適合した業務であることは引き続き求められます。

② N2取得に向けた学習支援体制の整備

外国人社員がJLPT N2を取得できるよう、企業側が学習環境を整えることも有効な対応策です。業務時間内の学習時間確保や、eラーニングツールの導入による自律学習支援が現実的な選択肢となります。IPPO TALKでは、JLPT対応の自律学習コンテンツを含む法人向け日本語教育サービスを提供しており、N2取得を目指す外国人社員の支援実績があります。

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4月15日前後の申請タイミングで何が違うか？

施行日をまたぐ申請については、受理された日付が基準となります。具体的には以下のとおりです。

• 2026年4月14日（火）までに申請書が受理された場合：旧ルールが適用され、追加書類なしで申請が有効となります。
• 2026年4月15日（水）以降に受理された場合：新ルールが適用され、所属機関代表者申告書（および該当者には言語能力証明）がなければ受理されない可能性があります。

注意が必要なのは郵送申請です。郵送の場合、判断基準は「投函日」ではなく「到着日（受理日）」です。4月14日到着を確実にしたい場合、遅くとも4月10日（金）〜11日（土）には投函を終えておく必要があります。ギリギリのタイミングであれば、窓口持参での申請を強くお勧めします。

また、4月15日以降の申請において追加書類が不備の状態で窓口に持参した場合、その場で追加書類の提出を求められ、その日に受理されない可能性もあります。余裕を持って書類を準備し、事前にチェックシートで確認した上で申請に臨んでください。

企業が今すぐ取り組むべき対応チェックリストとは？

以下のチェックリストをもとに、自社の対応状況を確認してください。特に4月15日以降に申請を控えている企業は、今週中に着手することをお勧めします。

• ☐ 自社のカテゴリーを確認する（法定調書合計表・源泉徴収税額を確認）
• ☐ 4月15日以降に申請予定の外国人社員リストを洗い出す（更新・変更・新規すべてを含む）
• ☐ 各申請者の従事業務が「対人業務」に該当するかを判断する（業務内容を個別に確認）
• ☐ 対人業務該当者のJLPT N2取得状況を確認する（合格証書・その他認定書類の有無）
• ☐ N2未取得者への対応方針を決定する（資格取得支援・業務内容の調整のいずれか）
• ☐ 出入国在留管理庁から「所属機関代表者申告書」の様式を入手する（公式サイトからダウンロード）
• ☐ 入管庁発行のカテゴリー3・4専用「提出書類チェックシート」を確認する（追加書類の最終確認）
• ☐ 申請期日が4月15日をまたぐ場合は前倒し申請を検討する（郵送の場合は到着日に注意）

今回の制度変更は、単発のイベントではなく、外国人雇用に関する管理体制の強化という大きな流れの一部です。書類対応を一時的なタスクとして処理するだけでなく、外国人社員の在留資格管理・日本語能力の把握・業務内容の定期的な点検といった継続的な仕組みを整える機会と捉えることが、今後の制度変更への対応力を高めることにつながります。

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